Política de Privacidad

Responsable del tratamiento

Optimus ERP (en adelante "Optimus", "nosotros" o "la empresa") es responsable del tratamiento de sus datos personales conforme a la Ley N° 8968 — Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales de Costa Rica y su reglamento.

Al utilizar nuestra plataforma, contratar nuestros servicios o completar cualquier formulario en este sitio, usted acepta las prácticas descritas en esta Política de Privacidad.

Datos que recopilamos

Recopilamos información en las siguientes categorías:

• Datos de identificación: nombre completo, nombre de empresa, número de cédula jurídica o física (cuando aplique).
• Datos de contacto: dirección de correo electrónico, número de teléfono, dirección física.
• Datos de facturación: información necesaria para emitir comprobantes electrónicos conforme a la normativa del Ministerio de Hacienda de Costa Rica.
• Datos de uso: información sobre cómo interactúa con nuestra plataforma, módulos utilizados, frecuencia de acceso y eventos del sistema.
• Datos técnicos: dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo y datos de sesión para garantizar la seguridad y el correcto funcionamiento del servicio.
• Datos ingresados por el cliente: cualquier información que el cliente y sus usuarios registren dentro de la plataforma (empleados, inventarios, clientes, proveedores, etc.).

Finalidad del tratamiento

Utilizamos sus datos personales para las siguientes finalidades:

• Proveer, operar y mantener los servicios contratados.
• Gestionar la relación comercial, incluyendo facturación y cobros.
• Brindar soporte técnico y atención al cliente.
• Enviar comunicaciones relacionadas con el servicio (actualizaciones, mantenimientos, alertas de seguridad).
• Cumplir con obligaciones legales y fiscales establecidas por la legislación costarricense.
• Mejorar nuestra plataforma mediante el análisis agregado y anónimo del uso del sistema.
• Enviar información comercial sobre nuevos módulos o funcionalidades, únicamente si usted ha dado su consentimiento expreso.

Base legal

El tratamiento de sus datos se sustenta en las siguientes bases legales conforme a la Ley 8968:

• Ejecución contractual: el tratamiento es necesario para cumplir con el contrato de servicios suscrito.
• Obligación legal: cuando el tratamiento es requerido por la legislación fiscal, laboral o comercial vigente en Costa Rica.
• Interés legítimo: para el mantenimiento de la seguridad del sistema y la mejora del servicio.
• Consentimiento: para el envío de comunicaciones comerciales opcionales. Puede retirar su consentimiento en cualquier momento.

Compartición con terceros

Optimus no vende ni comercializa sus datos personales. Podemos compartirlos únicamente en los siguientes casos:

• Proveedores de servicios: empresas que nos asisten en la operación del sistema (servidores, correo electrónico, pagos), bajo estrictos acuerdos de confidencialidad y con el único propósito de prestar dichos servicios.
• Ministerio de Hacienda: información de facturación electrónica conforme a la normativa vigente.
• CCSS y otras entidades gubernamentales: cuando el módulo de nómina requiera el envío de planillas u otras obligaciones legales.
• Obligación legal: cuando así lo exija una autoridad competente mediante orden judicial o mandato legal.

Derechos del titular

Conforme a la Ley 8968, usted tiene derecho a:

• Acceso: conocer qué datos personales suyos tratamos y obtener una copia.
• Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos.
• Cancelación/Supresión: solicitar la eliminación de sus datos cuando ya no sean necesarios para la finalidad para la que fueron recopilados.
• Oposición: oponerse al tratamiento de sus datos para fines de comunicación comercial.
• Portabilidad: recibir sus datos en un formato estructurado y legible por máquina.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, puede escribirnos a privacidad@optimus.co.cr o a través de los canales indicados en la sección de Contacto. Responderemos en un plazo máximo de 10 días hábiles.

Seguridad de los datos

Implementamos medidas técnicas y organizativas para proteger sus datos personales frente a acceso no autorizado, pérdida o divulgación, entre ellas:

• Cifrado de datos en tránsito mediante protocolos SSL/TLS.
• Control de acceso basado en roles dentro de la plataforma.
• Respaldos automáticos y periódicos de la información.
• Monitoreo continuo de la infraestructura para detectar accesos anómalos.
• Procedimientos internos de gestión de incidentes de seguridad.

En caso de una brecha de seguridad que afecte sus datos, le notificaremos dentro de los plazos establecidos por la legislación vigente.

Retención de datos

Conservamos sus datos personales durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta política:

• Datos de cuenta activa: mientras el contrato de servicio esté vigente.
• Datos fiscales y de facturación: mínimo 5 años, conforme a la legislación tributaria costarricense.
• Datos de nómina: mínimo 5 años conforme al Código de Trabajo.
• Datos post-cancelación: hasta 30 días después de la terminación del contrato, tras lo cual procederemos a su eliminación segura. El cliente puede solicitar una exportación de sus datos antes de ese plazo.

Cookies

Nuestro sitio web utiliza cookies estrictamente necesarias para el funcionamiento de la plataforma (sesión, seguridad CSRF). No utilizamos cookies de seguimiento ni publicidad de terceros.

Puede configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies, aunque esto podría afectar la funcionalidad del sistema.

Cambios a esta política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad periódicamente. Cuando lo hagamos, revisaremos la fecha de "última actualización" al inicio de este documento y, en caso de cambios sustanciales, le notificaremos por correo electrónico o mediante un aviso visible en la plataforma.

Le recomendamos revisar esta política regularmente para mantenerse informado sobre cómo protegemos su información.